مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک

چکیده

فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک

پیشرفت و توسعه‌ی سریع در جهان امروز و تغییرات پرشتاب محیطی، آگاهی از تحولات را ضروری ساخته است.
نیاز به برنامه‌ریزی بر کسی پوشیده نیست. بی‌اعتمادی ناشی از تغییرات محیطی و کسب سود بیش‌تر برنامه‌ریزی را به ضرورتی انکارناپذیر تبدیل کرده است.

برنامه‌ریزی استراتژیک عوامل اساسی خطرآفرین محیطی را تحلیل می‌کند و برای رسیدن به هدف از کوتاه‌ترین راه ممکن، راه‌حل‌های مناسب ارایه می‌دهد. به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی استراتژیک فرآیند تعیین اهداف سازمان و تصمیم‌گیری درباره‌ی طرح‌های جامع عملیاتی و اجرایی برای تحقق آن اهداف است. با وجود اهمیت برنامه‌ریزی استراتژیک هنوز در بسیاری از سازمان‌ها تاثیر حیاتی آن در رسیدن به اهداف سازمان به خوبی درک نشده است و حتا در بعضی مواقع مدیران آن را یک امر تجملی و پرهزینه می‌دانند. به عقیده بعضی از اندیشمندان برنامه‌ریزی استراتژیک بیان‌گر قدرت خلاقیت مدیران و ساختن آینده است. به عبارت دیگر، مدیران از طریق برنامه‌ریزی استراتژیک آینده‌سازی می‌کنند. به کار بردن برنامه‌ریزی استراتژیک، نیازمند همراهی سایر بخش‌ها هم‌چون R&D ، MIS و توسعه‌ی منابع انسانی است که خود تحولی در بهبود و توسعه‌ی سازمان به شمار می‌آید. پیش از آشنایی با فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک لازم است که عناصر آن شناخته شوند. این عناصر عبارت‌اند از: تعریف، رسالت و اهداف و .

برنامه‌ریزی استراتژیک در بخش دولتی تاریخی طولانی دارد. واژه‌ی استراتژیک از کلمه‌ی یونانی (STRATEGO) مرکب از (STRATOS) به معنای ارتش و (EGO) به معنای رهبر گرفته شده است. با وجود این، برنامه‌ریزی استراتژیک در بخش خصوصی توسعه یافته است. با آن‌که رویکردهای برنامه‌ریزی استراتژیک در بخش خصوصی تدوین شده‌اند، می‌توانند به سازمان‌-دهی دولتی و غیرانتفاعی و هم‌چنین جوامع و دیگر نهادها کمک کنند. برنامه‌ریزی استراتژیک را می‌توان تلاشی منظم و سازمان‌یافته برای تصمیم‌گیری و مبادرت به اقدامات بنیادین تعریف کرد که به موجب آن‌ها، مشخصاتی از قبیل ماهیت یک سازمان و نوع فعالیت‌های آن مشخص خواهد شد.

تعریف (OLSEN AND EADIE) در تعریفی دیگر برنامه‌ریزی استراتژیک فرآیندی است در تجهیز منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاش‌های آن برای دست‌یابی به اهداف و رسالت بلندمدت با توجه به امکانات و محدودیت‌های درونی و بیرونی.
در یک تعریف دیگر برنامه‌ریزی استراتژیک به معنای فرآیند بررسی موقعیت فعلی و مسیر آینده‌ی سازمان یا جامعه، تنظیم اهداف، تدوین یک استراتژی برای تحقق آن اهداف و اندازه‌گیری نتایج است.

تعریف (OSBORNE & GAEBLER) و تعریفی دیگر که برنامه‌ریزی استراتژیک را برنامه‌ریزی در مورد هدف‌های بلندمدت سازمان و انتخاب فعالیت لازم برای تحقق آن‌ها بیان می‌دارد.

در این‌جا تفاوت‌های بین برنامه‌ریزی استراتژیک (STRATEGIC PLANNING) و برنامه‌ریزی تاکتیکی
(TACTICAL PLANNING) بیان می‌شود. روشن است که برنامه‌ریزی تاکتیکی و استراتژیکی تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند، اما این تفاوت دارای مرزهای روشن نیست، زیرا آن‌چه که برای یک فرد تصمیم تاکتیکی است برای فرد دیگر ممکن است تصمیم استراتژیک باشد. به طوری که تشخیص تفاوت میان آن‌ها یک امر نسبی است و نه مطلق.

با این وجود، بعضی از تفاوت‌ها را می‌توان به شرح زیر برشمرد:

* برنامه‌ریزی تاکتیکی به طور کلی در سطوح میانی و پایه‌ی سازمان انجام می‌گیرد در حالی که برنامه‌ریزی استراتژیک در سطوح عالی شکل می‌گیرد

* در برنامه‌ریزی تاکتیکی بیش‌تر بر منافع فعلی سازمان تاکید می‌شود در حالی که در برنامه‌ریزی استراتژیک به منافع آینده‌ توجه می‌شود. به بیان دیگر، دید برنامه‌ریزی تاکتیکی کوتاه مدت و دید برنامه‌ریزی استراتژیک بلندمدت است

* در برنامه‌ریزی تاکتیکی بیش‌تر روش‌های کار تجربه شده و متکی به دستاوردهای گذشته مورد استفاده قرار می‌گیرد در حالی که در برنامه‌ریزی جامع روش‌های نو و تجربه نشده نیز پا آزمایش می‌شوند؛

*برنامه‌ریزی تاکتیکی نسبت به برنامه‌ریزی استراتژیکی مخاطره‌ی کم‌تری دارد

*تاکید برنامه‌ریزی تاکتیکی بر کارایی است، در حالی که برنامه‌ریزی استراتژیک به اثربخشی نظر دارد.

برنامه‌ریزی استراتژیک سبب می‌شود که کارکنان در محدوده‌ی زمان حال باقی نمانند و به افق‌های دوردست توجه کنند.
برنامه‌ریزی استراتژیک با محدودیت‌ها و تنگناهایی همراه است ولی کاربرد صحیح آن دستاوردهای مثبتی برای سازمان‌ها به دنبال دارد.

ویژگی‌های برنامه‌ریزی استراتژیک

"راسل اکاف" در مورد برنامه‌ریزی سه ویژگی را بر می‌شمرد:

* برنامه‌ریزی چیزی است که ما بیش از هر کار دیگر به آن مشغول هستیم؛ یعنی تصمیم‌گیری مبتنی بر پیش‌بینی است.

* برنامه‌ریزی هنگامی لازم است که موقعیت مطلوب ما برای آینده، دربرگیرنده‌ی مجموعه‌ای از تصمیمات متکی بر یکدیگر باشد؛

يعنی با یک نظام تصمیم‌گیری مواجه هستیم.

* برنامه‌ریزی فرآیندی است که سازمان را در ایجاد یک یا چند موقعیت دل‌خواه برای آینده که دست‌یابی به آن‌ها دشوار به نظر می‌رسد، یاری می‌دهد.

ویژگی‌های دیگری می‌توان برای برنامه‌ریزی استراتژیک برشمرد که به شرح زیر هستند:

* انعکاس ارزش‌های حاکم بر جامعه
* توجه به سوال اصلی و اساسی سازمان
* تعیین چارچوبی برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری مدیریت
* دید درازمدت و توجه به افق‌های دورتر سازمان
* ایجاد پیوستگی و انجام در عملیات و اقدام‌های سازمان در دوره‌های زمانی طولانی
* فراگیری برنامه‌ریزی عملیاتی سازمان و جهت‌بخشی به آن.

دو پرسش مهم که سازمان در اجرای برنامه‌ریزی استراتژیک با آن‌ها روبه‌روست عبارت‌اند از:
* فعالیت موسسه چیست؟
* دلیل انجام این فعالیت چیست؟
برای پاسخ به سوال اول باید رسالت موسسه تعریف شود و پرسش دوم با انتخاب و تعیین اهداف موسسه مربوط پاسخ داده می‌شود.

رسالت
تعریف رسالت می‌تواند آن‌قدر کلی و مبهم باشد که در پایان معنای مشخصی را به ذهن نراند و یا تنها جنبه‌ی تبلیغاتی عمومی داشته باشد و از ایده آل‌هایی سخن بگوید که دست‌یابی به آن‌ها نامکن است. به عقیده‌ی "پیتر دراکر" نبود فلسفه وجودی به تنهایی مهم‌ترین علت شکست‌های بازرگانی است. رسالت یا ماموریت شامل تعریف روشنی از دامنه‌ی فعلی و مورد انتظار کسب‌وکار در چند سال آینده است. رسالت یا ماموریت نشان‌دهنده‌ی نوع کسب‌وکاری است که سازمان در آن فعالیت می‌کند. اعضای سازمان بدون داشتن چشم‌انداز موفقیت از چه‌گونگی تحقق رسالت سازمان آگاهی نخواهند داشت. به بیان دیگر رسالت، هدف سازمان و دلیل انجام وظایفی را که سازمان بر عهده دارد، مشخص می‌کند.

اهداف
اهداف خواسته‌های مشخص‌تری هستند که از ماموریت و بررسی محیطی ناشی می‌شوند عناصر استراتژی مدیریت رده بالاتر به اهداف پایین‌تر تبدیل می‌شوند.در مورد اهداف، بیان این نکته ضروری است که چون زمان و منابع محدود است، اولویت بعدی اهداف اهمیت بسیاری می‌یابد. در این زمینه مصالحه (TROD OFF) برای مثال بین سوددهی و سهم بازار یا سایر اهداف باید به طور کامل روشن باشد تا مهم‌ترین اهداف سازمان به دست آید.

رویکرد برنامه‌ریزی استراتژیک

برای طرح یک برنامه‌ریزی استراتژیک می‌توان سه گام اساسی را در نظر گرفت و بر اساس آن طرح استراتژیک را برنامه‌ریزی و اجرا کرد. این سه گام عبارت است از:

* گام اول: جای‌گاه خود را به عنوان یک سازمان مشخص کنیم؛ (کجا هستیم؟)
* گام دوم: برنامه‌ی ما برای آینده‌ی سازمان چیست؛ (به کجا می رویم؟)
* گام سوم: برای رسیدن به هدف یک رویکرد بنا کنیم و آن را به مرحله اجرا درآوریم.

* ویژگی‌های گام اول: در این مرحله 5 تا 10 درصد وقت، صرف‌ برنامه‌ریزی می‌شود. به عبارتی در این گام، برنامه‌ریزی نقش عمده‌ای ندارند. تنها، جای‌گاه و وضعیت کنونی سازمان تعیین می‌شود و مشخص می‌شود که سازمان در ابتدای کار در کجا قرار دارد.

* ویژگی‌های گام دوم: برنامه‌ریزی در این گام نقش مهمی به عده دارد و 40 تا 60 درصد وقت گروه را به خود اختصاص می‌دهد. کیفیت تصمیمات این گام بر کامیابی برنامه‌ریزی استراتژیک تاثیر بسزا دارد.

* ویژگی‌های گام سوم: در این مرحله نیز 49 تا 60 درصد وقت گروه صرف برنامه‌ریزی می‌شود. هم‌گام با این مرحله، گروه، استراتژی‌ها را برای تحقق چشم‌انداز تدوین می‌کند. در طول اجرای گام سوم، گروه طراحی تاکتیکی را آغاز می‌کند که به تحقق طرح استراتژیک کمک خواهد کرد.

فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک

الگوی برنامه‌ریزی استراتژیک که فرآیند آن بررسی می‌شود، دارای 8 مرحله است و این الگو نسبت به الگوهای دیگر فهرستی مناسب از مواردی تهیه کرده است که ارایه‌ی یک برنامه‌ریزی استراتژیک را ممکن می‌کند الگوی (BRYSON).
مراحل فرآیند مورد نظر برایسون عبارت است از:

* آغاز فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک و حصول توافق درباره‌‌ی آن
* تعیین و شناسایی دستور سازمانی
* روش به وجود آوردن رسالت و ارزش‌های سازمانی
* ارزیابی محیط خارجی (فرصت‌ها و تهدیدها)
* ارزیابی محیط داخلی (نقاط ضعف و قوت)
* شناسایی مسایل استراتژیکی که سازمان با آن‌ها روبه‌روست
* تنظیم استراتژی‌ها برای مدیریت مسایل استراتژیک
* برقراری دیدگاه سازمانی کارساز برای آینده

این هشت مرحله باید به اجرا، نتیجه‌گیری و ارزیابی منتهی شود. باید توجه داشت که نتیجه‌گیری و ارزش‌یابی در هر مرحله از فرآیند انجام شود.

مرحله‌ی اول: آغاز فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک و حصول توافق بر سر آن: هدف از این مرحله گفت‌وگو و جلب حمایت تصمیم‌گیرندگان کلیدی و رهبران فکری به منظور موفقیت برنامه‌ریزی از سازمان هستند توافق به دست آمده باید کوشش‌ها، مراحل مرجع در طول فرآیند، شکل و زمان‌بندی گزارش‌ها و مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک نقش و وظایف اعضا را دربرگیرد.

* مدیران با به کارگیری برنامه‌ریزی استراتژیک می‌توانند پویایی سازمان را دو چندان کنند.
* برنامه‌ریزی استراتژیک با تحلیل عوامل خطرساز محیطی راه حل‌هایی را برای رسیدن به هدف ارایه می‌کند.

مرحله‌ی دوم، تعیین و شناسایی دستور سازمانی:

دستورهای رسمی و غیررسمی که بر عهده سازمان گذارده می‌شود، بایدهایی هستند که سازمان با آن‌ها روبه‌روست. سازمان‌های معمولی به طور دقیق می‌دانند که چه کارهایی را باید انجام دهند و چه کارهایی را انجام ندهند.

مرحله‌ی سوم، روشن کردن رسالت و ارزش‌های مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک سازمان:

در این مرحله تعیین ماموریت سازمان و یا به عبارت دیگر علت وجود سازمان مشخص می‌شود؛ بدین معنا که چرا سازمان به وجود آمده است و برای تحقق چه چیزی تلاش می‌کند. تعیین هدف، می‌تواند مقدار قابل توجهی از تضادهای غیرضروری در سازمان را از بین ببرد و به آسان ساختن مذاکرات و بهره‌وری فعالیت‌ها کمک کند. موافقت بر سر اهداف، زمینه‌هایی را که سازمان در آن‌ها با رقابت روبه‌رو خواهد شد، معین می‌کند. سازمان پیش از تدوین شرح رسالت خود باید گروه‌های تاثیرگذار را مورد بررسی و تجزیه و تحلیلی قرار دهد. تاثیرگذار، فرد، گروه یا سازمانی است که می‌تواند بر منابع و یا برون‌داد سازمان تاثیر بگذارد. به عنوان مثال تعدادی از تاثیرگذاران دولت، شهروندان، مالیات‌دهندگان، اتحادیه‌ها، گروه‌های دارای قدرت نفوذ و احزاب و از تاثیرگذاران سازمان غیرانتفاعی ارباب رجوع، کارکنان و تامین‌کنندگان منابع مالی اشاره کرد.

مرحله چهارم، ارزیابی محیط خارجی:

تیم برنامه‌ریزی باید فرصت‌ها و تهدیدها را به خوبی شناسایی و تعیین کند. مطالعه‌ی محیط خارجی و ارزیابی آن برای بهتر شناختن فضایی است که در آن فعالیت می‌شود. روشن مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک است که اگر محیط ثابت بود موضوع تاثیرات محیطی چندان با اهمیت نبود، اما امروزه تغییر به عنوان یک واقعیت انکارناپذیر قلمداد می‌شود و به همین دلیل شناخت عوامل تاثیرگذار خارجی بسیار مهم است.
هدف اصلی در این مرحله شناخت فرصت‌ها و تهدیدهاست. هر موقعیتی که به حرکت و پیش‌رفت سازمان کمک کند، فرصت و هر موقعیتی که در عملکرد سازمان مانع ایجاد کند، تهدید نامیده می‌شود.

مرحله پنجم: ارزیابی محیط داخلی:

بیش‌تر سازمان‌ها اطلاعات بسیاری در مورد درون‌دادهای خود دارند اما در مورد استراتژی جاری خود چه به صورت کلی و چه بر مبنای کارکرد، نظر مشخصی ندارند. برای شناخت محیط داخلی سازمان باید از مزیت استراتژیک آن آگاه بود. تحلیل و تشخیص مزیت استراتژیک فرآیندی است که توسط آن بازاریابی، تحقیق و توسعه، منابع و کارکنان و سیستم‌های اطلاعات مدیریت سازمان آزمایش می‌شود تا نقاط قوت و ضعف سازمان شناسایی شود.

مرحله ششم، شناسایی مسایل استراتژیکی سازمان:

مسایل و موضوعات استراتژیک باید در نتیجه‌ی فعالیت بررسی محیطی ظاهر شوند. این موضوعات باید با نقاط ضعف داخل سازمان، تهدیدات خارج سازمان و یا فرصت‌های آینده‌ی سازمان در نظر گرفته شوند. سازمان ممکن است خدمات و رویکردهای جدیدی در ارایه‌ی خدمات پیش‌نهاد کند. موضوع‌های استراتژیک باید به نوعی از موضوع‌های روزمره متمایز شوند و فهرست آن‌ها به عنوان تشکیل‌دهنده‌ی پایه‌های استراتژی‌هایی به کار برده شوند که باید تنظیم و اجرا شوند.

مرحله‌ی هفتم، تدوین استراتژی‌ها، برای مدیریت مسایل:

تنظیم و تدوین استراتژی که گاهی طرح اجرایی نامیده می‌شود، مرحله‌ای است که در آن موضوع‌های استراتژیک استنتاج شده از مراحل قبلی به صورت اجرایی در می‌آیند. در این مرحله استراتژی‌هایی برای تحقیق اهداف عینی منتخب تنظیم می‌شوند و می‌توان در عمل آن‌ها را طرح‌های اجرایی که نشان‌دهنده‌ی مراحل اصلی، پاسخ‌گویی‌ها، ضرب‌الاجل‌ها و منابع مورد نیازجهت تحقیق اهداف عینی هستند، دانست.

یک استراتژی کارساز باید با چند معیار مطابقت داشته باشد، از نظر فنی قابل اجرا و از نظر سیاسی مورد قبول گروه‌های تاثیرگذار کلیدی باشد و با فلسفه و ارزش‌های محوری سازمان هماهنگ باشد. افزون بر این، استراتژی کارساز باید مسایل اخلاقی، معنوی و قانونی را نیز رعایت کند.

مزایای برنامه‌ریزی استراتژیک

* یکی از مزایای برنامه‌ریزی استراتژیک های بودن آن است. این نوع برنامه‌ریزی جهت و مسیر فعالیت‌ها و عملیات سازمان را مشخص می‌سازد و به عنوان راهنمای سازمان عمل می‌کند.

* جهت‌گیری آینده، اولویت‌ها را مشخص می‌کند و تصمیم‌های امروز را در پرتو پیامدهای آینده اتخاذ می‌کند.

* برنامه‌ریزی استراتژیک نقش هماهنگ‌کننده بین برنامه‌های عملیاتی سازمان را انجام می‌دهد و اقدامات واحدهای مختلف را در یک مسیر جهت می‌بخشد.

* با اوضاع و شرایطی که به سرعت دست‌خوش تغییر می‌شوند، به روشی کارساز برخورد و کار تیمی و تخصصی کارشناسی ایجاد می‌کند.

* برنامه‌ریزی استراتژیک با نگرش بلندمدت، به پیش‌بینی‌های آینده می‌پردازد و از این رو دارای اطلاعاتی است که برای اقدامات درازمدت مدیران مفید است.

* برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک خواهان بینش استراتژیک در سراسر واحدهای سازمانی و از جمله همه‌ی سیستم‌های اداری است و به جای این‌که عملی مکانیکی باشد نقش محوری افراد، گروه‌ها و نفوذ فرهنگ سازمان را به رسمیت می‌شناسد.

محدودیت‌ها
با وجود مزایای برشمرده شده برنامه‌ریزی استراتژیک بسیاری از صاحب‌نظران نیز برنامه‌ریزی استراتژیک را ناکارا و گاهی اوقات زاید می‌دانند و محدودیت‌هایی را در جهت کاربرد آن بیان می‌دارند که عبارت است از:

* بالا بودن هزینه‌هایی که برای برنامه‌ریزی مورد نیاز است و بیش‌تر سازمان‌های کوچک امکان استفاده از آن را پیدا نمی‌کنند؛
* از نظر زمانی این نوع برنامه‌ریزی نیاز به زمان طولانی دارد. سازمان‌ها برای برنامه‌ریزی باید مدت‌زمان زیادی وقت صرف کنند و مراحل مختلف این فرآیند را پشت سر نهند تا سیستم برنامه‌ریزی استراتژیک بتواند شروع به کار کند.

* فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک بیش از آن‌چه هست یا می‌تواند باشد، منطقی و تحلیلی ارایه شده است. طرح آن بیش از اندازه ذهنی است و نمی‌تواند پویایی‌های اجتماعی- سیاسی کار در هر سازمان را به شمار آورد؛

*تصمیم‌گیری در مورد ماموریت و اهداف همواره ساده نیست و ممکن است معنایی نداشته باشد؛

*برنامه‌ریزی استراتژیکی از نظر تخصصی نیاز به نیروی انسانی متخصص دارد که در دست‌رس همه‌ی سازمان‌ها نیست؛
*دست‌رسی نداشتن سازمان‌ها برای رسیدن به اطلاعات جامع و به موقع در مورد محیط، تحولات و رویدادهای کلان محیطی؛
*ناآشنایی مدیران با مباحث مدیریت استراتژیک و برنامه‌ریزی استراتژیک و بی‌اعتمادی آن‌ها به برنامه‌ریزی استراتژیک.

*الوانی، سید مهدی، مدیریت عمومی، نشرنی، 1376، چاپ دهم.

* براین کوبین، جیمز و منیزبرگ، هنری و جیمز رابرت، مدیریت استراتژیک، ترجمه محمد صائبی، مرکز آموزش مدیریت دولتی، 1376، چاپ دوم.

*رضاییان، علی، اصول مدیریت، انتشارات سمت، چاپ ششم، 1371.

*زاهدی، شمس‌السادات و الوانی، سید مهدی و فقیهی، ابوالحسن، فرهنگ جامع مدیریت، انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی، چاپ دهم، 1379.

*صادق‌پور، ابوالفضل و مقدس، جلال، نظریه سازمان مدیریت و علم مدیریت، مرکز آموزش مدیریت دولتی، چاپ هفتم، 1374.

انواع برنامه ریزی بر اساس سطوح سازمانی

برنامه ریزی سازمانی مزایای زیادی دارد. ازجمله اینکه از انجام بی‌هدف کارها یا کارهای بدون اولویت در سازمان جلوگیری می‌کند. کارفرمایان بدون داشتن چشم‌انداز روشنی برای آینده، ممکن است تصمیمات اشتباهی برای کسب و کارشان بگیرند و کارمندان درباره موقعیت‌شان در سازمان دچار سردرگمی می‌شوند. چشم انداز سازمان درواقع آیندۀ آرمانی سازمان است که به‌واسطۀ آن اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت سازمان تعریف می شود. در این مقاله قصد داریم انواع برنامه ریزی سازمانی را توضیح دهیم.

برنامه ریزی چیست؟

برنامه‌ریزی شامل تعیین اهداف کسب‌وکار، شکل‌گیری برنامه‌ها و دوره‌های عملیاتی برای دستیابی به اهداف، تدوین برنامه‌ها، زمان‌بندی اقدامات و تعیین وظایف برای اجرای آنهاست. برنامه ریزی مقدم بر همه تلاش‌ها و اقدامات است، زیرا این برنامه‌ها هستند که نوع تصمیمات و فعالیت‌های لازم را برای دستیابی به اهداف موردنظر تعیین می‌کنند.

پیتر دراکر معتقد است: برنامه ریزي فرایندي است مستمر از تصمیمات سیستماتیک با بهره گیري از اطلاعات در مورد آینده، تلاشهاي لازم براي انجام آن تصمیمات و مقایسه نتایج به دست آمده با انتظارات از طریق فرایند بارخورد.

«برنامه» تعهد به یک اقدام خاص است، در حالی که برنامه ریزی فعالیتی متشکل از یک فرایند است. به‌گفته هایمن، «برنامه‌ریزی عملکردی است که از قبل تعیین می‌کند که چه کاری باید انجام شود. این عملکرد شامل انتخاب اهداف، سیاست‌ها، برنامه‌ها، شیوه‌‌ها و سایر روش‌‌های دستیابی به این اهداف است.»

هدف اصلی انواع برنامه ریزی سازمانی تقلیل میزان قبول خطر، نسبت به اتفاقات احتمالی و اتخاذ تدابیري هماهنگ براي دستیابی به موفقیت هاي سازمانی است. برنامه ریزي خود وسیله است نه هدف . منظور اصلی از برنامه ریزي، تهیه و تدوین برنامه نیست، بلکه هدف و مقصود اصلی دستیابی به نتایج منطقی است.

انواع برنامه ریزی سازمانی

برنامه ریزی استراتژیک(Strategic)

برنامه‌ریزی استراتژیک فرایندی است سازمانی برای تعیین اهداف بلندمدت و حیاتی سازمان و طریقه نیل به آن، با توجه به عوامل محیطی و با درنظر گرفتن آینده سازمان.

در اصل برنامه استراتژیک، سندی است که در آن اهداف سازمان، فعالیت‌های مورد نیاز جهت رسیدن به اهداف و همچنین تمامی عناصر حیاتی مشخص شده در طول برنامه ریزی را در بر می‌گیرد. به عبارتی این سند، نقشه راهی است که نشان می‌دهد شرکت یا سازمان باید چه مسیری را طی کند تا به مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک اهداف بلندمدت خود برسد.

برنامه ریزی استراتژيک اهداف و خطوط کلی و رسالت هاي سازمان را در دراز مدت تعیین می کند، این نوع برنامه ریزی جامعیت داشته و در سطوح عالی سازمان شکل می گیرد و چارچوبی مشخص براي برنامه ریزي عملیاتی ترسیم می نماید، داراي دید درازمدت است و بالاخره برنامه استراتژیک در حکم چتري است که کل سازمان را به نحوي در بر می گیرد.

برای آنکه سازمان بداند به کجا خواهد رفت باید بداند اکنون دقیقاً کجا قرار گرفته‌است. پس از آن باید آنچه می‌خواهد باشد را به درستی تعریف کرده و چگونگی رسیدن به آن جایگاه را مشخص کند. مستندات حاصل از این فرایند را برنامهٔ راهبردی سازمان می‌نامند.

درواقع برنامه‌ریزی راهبردی به نوعی تصویر رسمی آیندهٔ سازمان است. متفکران و خبرگان حوزۀ استراتژی در سازمان می‌باید استراتژی‌های سازمان را بر اساس زنده ماندن در شرایط سخت طراحی کنند.

برنامه ریزی استراتژیک ابزاری حیاتی برای یک کسب و کار است. زیرا اهداف قابل انداز‌گیری را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد؛ اهدافی که به تصمیم‌گیری روزانه سازمان کمک می‌کنند و جهت می‌دهند. بنابراین برنامه ریزی راهبردی مانند مسیریابی است که دائماً مسیر رسیدن به چشم انداز سازمان را رصد و کمک می‌کند سازمان از مسیر، منحرف نشده یا اگر منحرف شد، سریع به مسیر درست بازگردد.

برنامه ریزی تاکتیکی(Tactical)

برنامه تاکتیکی اتخاذ تصمیم هاي کوتاه مدت براي حداکثر بهره وري از منابع موجود باتوجه به تحولات و شرایط محیط است. این اقدامات شرح می دهد که یک شرکت بسته به شرایط موجود باید چه کاری انجام دهد. اولویت و مراحل مورد نیاز برای انجام این وظایف و ابزارها و پرسنل مورد نیاز برای برآوردن اهداف استراتژیک شرکت کدام است؟

در فرهنگ لغت تعریف تاکتیک چنین است: یک حرکت احتیاط آمیز یا استراتژی برنامه ریزی شده برای رسیدن به یک هدف خاص را تاکتیک می گویند. به تعریف تاکتیک دقت کنید: یک تاکتیک یک حرکت احتیاط آمیز یا استراتژی است.

یک تاکتیک برخلاف استراتژی، درباره اعمال و برنامه داوطلب اجرا در آینده هیچ ایده و پاسخی ندارد، اما به جای آینده به وضعیت حال واکنش و پاسخ می دهد. در نتیجه برای تعریف استراتژی می گویم: یک استراتژی مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک از تاکتیک هایی تشکیل شده است که برای دستیابی به هدف بلند مدت یا هدف کلی طراحی شده است

برنامه ریزی تاکتیکی کسب و کار، پاسخ ها و عمل های کوتاه مدت هستند که در برنامه ریزی استراتژیک هرکدام طراحی و اجرا می شوند. تاکتیک پاسخ ها و عمل هایی است که در کسب موفقیت یا شکست خوردن استراتژی کسب و کار تاثیر دارد. این پاسخ ها و عمل ها در اقدام لحظه ای انجام می گیرند، لذا محدودیت زمانی دارند و آسان هستند، آسانی عمل ها و پاسخ ها در این است که بسته به شرایط گوناگون از اقدامات مختلف استفاده می شود.

مثلاً اگر رقیب در یک استراتژی قیمت کالا را کاهش دهد، برای تاثیرات آن پاسخ هایی خواهید داد. پاسختان در این شرایط دو حالت دارد یا به این صورت است که عملی انجام نمی دهید یا در تاکتیک های خود تغییر خواهید داد. مثلا با کاهش قیمت ها تاکتیک خود را تغییر دهید تا بتوانید رقابت کنید. یا زمانی که کسب و کار در شرایط مناسبی قرار داشته باشد. برای مثال یک رقیب از چرخه کار و تولید منصرف می شود. یا دارای اختلال در تولید کردن کالای مصرف کنندگان می شود، در این صورت شما می توانید برای بدست آوردن میزان سهم رقیب از بازار تاکتیک خود را تغییر دهید.

در اجرای تاکتیک الزاماً همه باید یک عمل را اجرا کنند. این پاسخ فرصت لازم برای سود بیشتر کسب و کار را فراهم می کند. البته تغییر تاکتیک باید در برنامه ریزی استراتژیک تعادل موجود در این برنامه ریزی بلند مدت را حفظ کند، تا برنامه بلند مدت را دچار آسیب نکند.

برنامه های تاکتیکی باید بر اهداف اصلی شرکت تمرکز کنند. در غیر این صورت ، فعالیتهای کارکنان بیش از حد پراکنده می شوند و درک اینکه چگونه فعالیتهای آنها در نهایت با اهداف بلند مدت ارتباط دارد ، برای آنها دشوار خواهد بود.

تفاوت های بین برنامه ریزی استراتژیک و برنامه ریزی تاکتیکی

برنامه ریزی استراتژیکی در سطوح عالی اتخاذ می شود، اما برنامه ریزی تاکتیکی در سطوح پایینی و میانی سازمان

برنامه ریزی استراتژیکی بیشتر بر روی منافع و سود آینده شرکت متمرکز است، در حالی که برنامه ریزی تاکتیکی بر مبنای منافع در حال حاضر صورت می گیرد.

در کل برنامه ریزی استراتژیک بلند مدت و برنامه ریزی تاکتیکی کوتاه مدت خواهد بود.

برنامه ریزی استراتژیک از روش های تجربه نشده و نوظهور استفاده می شود، اما در برنامه ریزی تاکتیکی بر مبنای روش های گذشته و تجزیه و تحلیل آن روشها، تصمیم گیری ها اتخاذ می شود.

در برنامه ریزی استراتژیک مخاطره بیشتری نسبت به برنامه ریزی تاکتیکی وجود دارد.

برنامه ریزی استراتژیک به اثربخشی نظر دارد و برنامه ریزی تاکتیکی بر کارایی.

برنامه عملیاتی (Operational)

در اصل برنامه عملیاتی یک نقشه و برنامه اجرایی دقیق است که اقدامات لازم برای رسیدن به هدف را به صورت کامل و جامع ترسیم می نماید. تولید یک طرح عملیاتی معمولا به صورت گام به گام ترسیم شده و گروه یا فرد را برای رسیدن به هدف غایی هدایت می نماید، این اقدامات، پایه های اصلی و بنیان کسب و کار را تقویت بخشیده و موجب استحکام عملیات تجاری در بازه های زمانی برنامه ریزی شده می شود، لذا مدیریت چنین برنامه هایی توسط یک فرد یا گروه به عنوان مدیر پروژه قابل رصد و اندازه گیری است.

برنامه عملیاتی یک ابزار دقیق برنامه ریزی اجتماعی به حساب آمده و استراتژی سازمانی را برای رسیدن به یک هدف مشخص می نماید، جزئیات در نظر گرفته شده در چنین طرحی به کارامدی سازمان کمک نموده و می تواند ماموریت سازمان را برای رسیدن به چشم انداز ترسیمی یاری رساند.

هنگام تدوین برنامه های عملیاتی، نخست باید اهداف مشخص گردد، نیازمندی ها و محدودیت ها کامل شناسایی شود. سپس اعضا باید در روند برنامه ریزی مشارکت داده شده و گزینه های مطرح شده را تجزیه و تحلیل نمایند. هرگونه ابهام زدایی و اقدامات لازم برای اجرایی شدن طرح های عملیاتی واجب است. در نهایت پرداختن به جزئیات و کلیات این برنامه و مشخص شدن وظایف تمامی اعضای تیم به صورت تفکیکی لازم است. روشن شدن برنامه می تواند اطمینانی را برای رسیدن به موفقیت تضمین نماید.

هر گام عملياتي مي بايست اطلاعات زير را در برگيرد:

چه اقداماتي مي بايست انجام شود؟

چه كسي مسئول انجام اقدامات تعيين شده مي شود؟

کی هر يك از اقدامات و فعاليت ها بايستي انجام گيرند و هر فعاليت تا چه زماني بطول مي انجامند؟

چه منابعي نياز است تا اقدامات و فعاليت هاي مربوطه انجام پذيرد؟

اطلاعات حاصل به چه كساني بايد منتقل شود؟

وجوه افتراق برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی

برنامه ریزی استراتژیک به منافع آتی سازمان توجه می نماید . اما برنامه ریزي عملیاتی به منافع فعلی واحدها توجه دارد .

برنامه ریزي عملیاتی نسبت به برنامه ریزي استراتژیک بطور نسبی مخاطرات کمتري دارد .

برنامه ریزي عملیاتی بیشتر بر بازدهی و کارایی ( انجام درست کار ) تاکید دارد ولی در برنامه ریزي استراتژیک اثر بخشی و انتخاب اهداف مناسب مد نظر می باشد ( یعنی انتخاب کارهاي درست )

در برنامه ریزي عملیاتی روش هاي کار غالباً تجربه شده و متکی به دستاوردهاي گذشته است در حالی که برنامه ریزي استراتژیک روش هاي نو و تجربه نشده را نیز مورد مطالعه قرار می دهد.

در برنامه ریزي استراتژیک ساختار ، شرایط و محیط متغیر فرض میشود بنابراین تصمیمات باید با انعطاف بیشتر اتخاذ شود ، ولی در برنامه ریزي عملیاتی ساختار و شرایط محیطی داراي ثبات نسبی فرض می شود و انعطاف پذیري تصمیمات کمتر است.

جمع بندی

برنامه ريزی سه شكل اساسي دارد: استراتژيك، تاكتيكی و عملياتی

در برنامه ريزی استراتژيك اهداف، خطوط كلی و رسالت سازمان در بلندمدت تعيين می شود، جامعيت داشته و در سطح عالی سازمان، چارچوبی برای برنامه ريزی تاكتيكی و عملياتی می باشد، از نظر زمانی بازه بلند مدت را شامل می شود و چتری برای كل کسب و کارمان می باشد.

برنامه ريزی تاكتيكی به مسائلی مربوط می شود كه برای رسيدن به اهداف در سطوح ميانی سازمان مطرحند و دسته ای از فعاليت های مرتبط با اجرای يك استراتژی را به تصوير می كشد.

برنامه ريزی عملياتی شامل فعاليت ها و گام های ويژه ای جهت رسيدن به اهداف تعيين شده می باشد. به عبارتی برنامه ريزی عملياتی شامل اقدامات تفصيلی برای رسيدن به اهداف است. اين نوع برنامه ريزی در سطح مديريت های اجرايی مطرح است و با اهداف مشخص، محدود و عينی سروكار دارد.

تدوین برنامه ریزی سازمانی مانند ترسیم مسیر کسب و کار شما بر روی نقشه است. شما باید بدانید که برای ادامه رقابت چه مسیری را دنبال می کنید. اساسا ادامه دادن حرکت بدون دانستن مسیر آن کاری احمقانه است که نتیجه‌ای هم به دنبال نخواهد داشت. پس حتما باید با انواع برنامه ریزی سازمانی آشنا باشیم تا بتوانیم به نتایج دلخواهمان برسیم. برنامه ریزی سازمانی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا اهداف مهمی را برای رشد کسب و کار خود تعیین و محقق کنند. یک سازمان می‌تواند بیشتر جنبه‌های کسب و کار خود را از طریق انواع برنامه ریزی سازمانی بهبود ببخشد.

شرکت بهبود پژوهان سبز

منظور از برنامه ريزي استراتژيك “تعيين منظم اهداف استراتژيك ، اجرا و كسب آنهاست.“ اين نوع برنامه ها بلند مدت بوده (3تا5سال) و شامل تصميمات اساسي در مورد مسائل عمده سازمان و دستيابي به اهداف كليدي است.

مراحل اصلی برنامه ریزی استراتژیک

• تعیین ماموریت
• بررسی عوامل داخلی (شناسایی نقاط قوت و ضعف)
• بررسی عوامل خارجی (شناسایی فرصت ها و تهدیدات )
• تعیین هدف های بلند مدت
• تدوین ،ارزیابی و انتخاب استراتژی ها
• تعیین اهداف سالیانه و سیاست ها
• تخصیص منابع
• محاسبه و ارزیابی عملکرد

مزایای برنامه ریزی استراتژیک

• قبل از پیش آمدن مشکلات احتمالی از وقوع آنها خبر می‌دهد.
• تغییرات را مشخص کرده و شرایط عکس‌العمل در برابر تغییرات را فراهم می‌کند.
• هر نیازی را که برای تعریف مجدد سازمان ضروری است تعیین می‌کند.
• برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده بستر مناسب ایجاد می‌کند.
• به مدیران کمک می‌کند که درک روشن‌تری از سازمان داشته باشند.
• شناخت فرصتهای بازارهای آینده را آسان‌تر می‌سازد.
• قالبی برای بازنگری اجرای برنامه و کنترل فعالیتها ارائه می‌دهد.
• به مدیران کمک می‌کند که تا در راستای اهداف تعیین شده تصمیمات اساسی را اتخاذ کنند.
• به نحو مؤثرتری زمان و منابع را به فرصت‌های تعیین شده تخصیص می‌دهد.
• ترتیب‌دهی اولویتها را در قالب زمانی برنامه فراهم می‌آورد.
• مزیتی برای سازمان در مقابل رقیبان به دست می‌دهد.
• بعد کلان نگر این برنامه مانع از ایستایی سازمان می‌شود و آینده سازمان را تضمین می کند

عوامل رقابت از دیدگاه مایکل پورتر

• هم چشمي بين سازمانهاي رقيب
• توان بالقوه براي ورود رقباي جديد
• توان بالقوه براي توسعه محصولات جايگزين
• توان عرضه‏كنندگان مواد اوليه در چانه‏زدن
• توان مصرف‏كنندگان در چانه‏زدن

همچنین مايكل پورتر مدل راهبردهاي رقابتي را كه توجه ويژه اي به محيط رقابتي موجود و بالقوه سازمان دارد ، ارائه كرده است. اين استراتژيها با تحليل محيط رقابتي سازمان شروع مي‏شود. از دیدگاه پورتر با توجه به مزیت رقابتی یکی از استراتژی های ذیل را انتخاب نماید:

• استراتژی رهبری هزینه (Cost Leadership)
• استراتژی متمایز سازی (differentiation)
• صرف هزینه بصورت متمرکز Cost Focus
• متمایز سازی بصورت متمرکز (Focused differentiation)

شرکت بهبود پژوهان سبز با توجه به مهم بودن موضوعات راهبردی سازمان ها یکی از زمینه های اصلی فعالیت خود را چه در موضوع آموزش و چه در بحث مشاوره به برنامه ریزی استراتژیک اختصاص داده و آمادگی کامل دارد که تجربیات خودرا در اختیار مشتریان قرار دهد.

بهبود پژوهان سبز

شرکت بهبود پژوهان سبز در سال 85 با هدف مشاوره و آموزش واحد های صنعتی در حوزه های های مدیریت کیفیت و بهره وری ،مدیریت و برنامه ریزی استراتژیک ،مدیریت پروژه و نگهداری و تعمیرات و مدیریت دارائی فیزیکی تاسیس گردید. این شرکت از زمان تاسیس تا بحال موفق شده پروژه های متنوعی را در حوزه های مرتبط با تولید و مهندسی صنایع انجام دهد.ازجمله خدمات و پروژه های انجام شده در حیطه مشاوره و پیاده سازی استاندارد های بین المللی ایزو ،امکان سنجی طرح های توجیهی ،پروژه های افزایش ظرفیت و کاهش ضایعات ، اجرا و پیاده سازی سیستم های مختلف نگهداری و تعمیرات (PM&TPM) می باشد.

پیوند های مفید

ارتباط با ما

استان گلستان - گرگان
ویلاشهر - بین ویلای 15 و 17
مجتمع گیتی - واحد 29 - کدپستی : 4916633167

خلاصه ای از برنامه ریزی استراتژیک و مدل برایسون

چکیده

این مقاله به شرح مختصر برنامه ریزی استراتژیک (راهبردی) می پردازد. برنامه ریزی تعریف می شود و تاثیر تغییر در شرایط بر برنامه ریزی روشن می گردد. سپس نقش استراتژی (راهبرد) در برنامه ریزی مشخص می شود و برنامه ریزی استراتژیک تعریف می شود. در پایان مدل برنامه ریزی استراتژیک در سازمانهای دولتی و غیرانتفاعی (مدل برایسون) شرح داده می شود.

● تعریف برنامه ریزی

برنامه ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه ریزی فکر کردن راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرایندی است که می تواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد. برنامه ریزی، تصمیم گیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه ریزی، مجموعه ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می شود. برنامه ریزی می تواند برای زمان حال یا آینده انجام شود.

بر طبق این تعریف، تصمیم گیری های مقطعی و ناپیوسته و اتخاذ سیاستها برای پیشبرد سازمان در زمان حال یا آینده برنامه ریزی نیستند. برنامه ریزی متکی بر انتخاب و مرتبط ساختن حقایق است. حقایق مفاهیم واقعی، قابل آزمون و اندازه گیری هستند. دیدگاهها، عقاید، احساسات و ارزشها به عنوان حقایقی تلقی می شوند که فرایند برنامه ریزی بر اساس آنها سازمان داده می شود. همانطور که اشاره شد برنامه ریزی صرفاً یک فرایند تصمیم گیری نیست بلکه فرایندی شامل روشن ساختن و تعریف حقایق و تشخیص تفاوت بین آنهاست یا به عبارتی گونه ای فرایند ارزیابی است که در پایان آن، در انتخاب حقایق ارزیابی شده تصمیم گیری می شود.

برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است. برنامه خروجی فرایند برنامه ریزی است اما برنامه ریزی یک فرایند پیوسته است که بیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می یابد. برنامه ها تهیه شده و اجرا می گردند.

● ویژگی های برنامه ریزی

برنامه ریزی یک فرایند ذهنی آگاهانه با خصوصیات زیر است:

1) تشخیص یک نیاز یا انعکاس یک انگیزه

2) جمع آوری اطلاعات

3) مرتبط ساختن اطلاعات و عقاید

6) پیش بینی شرایط آینده

7) ساخت زنجیره های متفاوتی از اقدامات مبتنی بر تصمیمات متوالی

8) رتبه بندی و انتخاب گزینه ها

9) تعریف سیاستها

10) تعریف معیارهای ابزار ارزیابی برنامه

● انواع برنامه ریزی

برنامه ریزی از جنبه ماهیت به برنامه ریزی فیزیکی، برنامه ریزی سازمانی، برنامه ریزی فرایند، برنامه ریزی مالی، برنامه ریزی وظیفه ای و برنامه ریزی عمومی دسته بندی می شوند که در اینجا منظور از برنامه ریزی، برنامه ریزی از نوع عمومی است. برنامه ریزی عمومی معمولاً تمام دیگر انواع برنامه ریزی را در خود دارد. برنامه ریزی را از جنبه افق زمانی می توان در قالب برنامه ریزی کوتاه مدت (برنامه ریزی عملیاتی و تاکتیکی)، برنامه ریزی میان مدت و برنامه ریزی بلندمدت دسته بندی نمود.

● برنامه ریزی استراتژیک

بیشتر برنامه ریزیها براساس دیدگاه عقلایی، دارای شکل «آرمانها و اهداف طرحها و اقدامات منابع مورد نیاز» می باشند. در این مدلها، ابتدا آرمانها و اهداف سازمان تبیین شده، سپس طرحها و اقدامات لازم تعیین و در نهایت منابع مورد نیاز برای انجام برآورد می گردند. تغییر در شرایط محیط، سیاستها، نگرشها، دیدگاهها، ساختارها، نظامها و . . . عواملی هستند که بر آرمانها و اهداف برنامه ریزی تاثیر گذاشته و در نهایت باعث تغییر برنامه می گردند.

برنامه ریزی در شکل عقلایی فوق، ظرفیت و توانایی مقابله با چنین تغییراتی را نداشته و منجر به شکست می گردد. این شرایط موجب رشد این تفکر شد که در برنامه ریزی باید بتوان مطابق با تغییرات، جهت حرکت سازمان را تغییر داد و جهت و رفتار جدیدی را در پیش گرفت. این نگرش زمینه ساز ابداع برنامه ریزی استراتژیک شد. برخلاف برنامه ریزی سنتی که در آن آرمانها و اهداف تعیین می شوند هدف برنامه ریزی استراتژیک، تبیین و تدوین استراتژی است. بسته به نوع، تنوع و ماهیت تغییرات موجود در محیط می توان ترکیبی از برنامه ریزی سنتی و برنامه ریزی استراتژیک را بکار برد.

تعاریف مختلف و متفاوتی از استراتژی ارایه شده است. در اینجا تعریفی ارایه می شود که بتواند مفهوم آن را در برنامه ریزی استراتژیک مشخص نماید. استراتژی برنامه، موضع، الگوی رفتاری، پرسپکتیو، سیاست یا تصمیمی است که سمت و سوی دیدگاهها و جهت حرکت سازمان را نشان می دهد. استراتژی می تواند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدوده زمانی متفاوت تعریف شود.

برنامه ریزی استراتژیک گونه ای از برنامه ریزی است که در آن هدف، تعریف و تدوین استراتژیهاست. از آنجایی که استراتژی می تواند دارای عمر کوتاه یا بلند باشد برنامه ریزی استراتژیک می تواند برنامه ریزی بلندمدت یا کوتاه مدت باشد اما متفاوت از آنهاست.

واژه «استراتژیک» معنی هر آنچه را به استراتژی مربوط باشد در بردارد. واژه «استراتژی» از کلمه یونانی «استراتگوس» گرفته شده است که به معنای رهبری است. برنامه ریزی استراتژیک کوششی است ساخت یافته برای اتخاذ تصمیم های اساسی و انجام اعمالی که ماهیت سازمان، نوع فعالیت ها و دلیل انجام آن فعالیتها توسط سازمان را شکل داده و مسیر می بخشد. همانطور که استراتژی نظامی پیروزی در جنگ است، برنامه ریزی استراتژیک نیز طرق انجام ماموریتهای سازمان را دنبال می کند.

● مزایای برنامه ریزی استراتژیک

برنامه ریزی استراتژیک دارای مزایای زیادی است که از جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود:

قبل از پیش آمدن مشکلات احتمالی از وقوع آنها خبر می دهد.

به علاقمند شدن مدیران به سازمان کمک می کند.

تغییرات را مشخص کرده و شرایط عکس العمل در برابر تغییرات را فراهم می کند.

هر نیازی را که برای تعریف مجدد سازمان ضروری است تعیین می کند.

برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده بستر مناسب ایجاد می کند.

به مدیران کمک می کند که درک روشن تری از سازمان داشته باشند.

شناخت فرصتهای بازارهای آینده را آسان تر می سازد.

دیدی هدفمند از مسایل مدیریت ارایه می دهد.

قالبی برای بازنگری اجرای برنامه و کنترل فعالیتها ارایه می دهد.

به مدیران کمک می کند که تا در راستای اهداف تعیین شده تصمیمات اساسی را اتخاذ کنند.

به نحو موثرتری زمان و منابع را به فرصت های تعیین شده تخصیص می دهد.

هماهنگی در اجرای تاکتیکهایی که برنامه را به سرانجام می رسانند بوجود می آورد.

زمان و منابعی را که باید فدای تصحیح تصمیمات نادرست و بدون دید بلندمدت گردند، به حداقل می رساند.

قالبی برای ارتباط داخلی بین کارکنان به وجود می آورد.

ترتیب دهی اولویتها را در قالب زمانی برنامه فراهم می آورد.

مزیتی برای سازمان در مقابل رقیبان به دست می دهد.

مبنایی برای تعیین مسیولیت افراد ارایه داده و به موجب آن افزایش انگیزش را باعث می شود.

تفکر آینده نگر را تشویق می کند.

برای داشتن یک روش هماهنگ، یکپارچه همراه با اشتیاق لازم از سوی افراد سازمان در برخورد با مسایل و فرصتها، انگیزش ایجاد می کند.

● ویژگی های برنامه ریزی استراتژیک

فرایند برنامه ریزی استراتژیک اساساً فرایندی هماهنگ کننده بین منابع داخلی سازمان و فرصتهای خارجی آن می باشد. هدف این فرایند نگریستن از درون «پنجره استراتژیک» و تعیین فرصتهایی است که سازمان از آنها سود می برد یا به آنها پاسخ می دهد. بنابراین فرایند برنامه ریزی استراتژیک، یک فرایند مدیریتی است شامل هماهنگی قابلیتهای سازمان با فرصتهای موجود. این فرصتها در طول زمان تعیین شده و برای سرمایه گذاری یا عدم سرمایه گذاری منابع سازمان روی آنها، مورد بررسی قرار می گیرند.

حوزه ای که در آن تصمیمات استراتژیک اتخاذ می گردند شامل:

(1) محیط عملیاتی سازمان،

(2) ماموریت سازمان،

(3) اهداف جامع سازمان می باشد.

برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است که این عناصر را با یکدیگر در نظر گرفته و گزینش گزینه های استراتژیک سازگار با این سه عنصر را آسان می سازد و سپس این گزینه ها را بکار گرفته و ارزیابی می کند.

باید توجه داشت که هر فرایند برنامه ریزی استراتژیک زمانی باارزش است که به تصمیم گیرندگان اصلی کمک کند که به صورت استراتژیک فکر کرده و عمل کنند. برنامه ریزی استراتژیک به خودی خود هدف نیست بلکه تنها مجموعه ای از مفاهیم است که برای کمک به مدیران در تصمیم گیری استفاده می شود. می توان گفت که اگر استراتژیک فکر کردن و عمل کردن در فرایند برنامه ریزی استراتژیک به صورت عادت درآید، آنگاه فرایند می تواند کنار گذاشته شود.

● برنامه ریزی استراتژیک در بخش دولتی

برنامه ریزی استراتژیک در بخش خصوصی توسعه یافته است. تجارب اخیر مبین آن است که رویکردهای برنامه ریزی استراتژیک که در بخش خصوصی تدوین شده اند می توانند به سازمانهای عمومی و غیرانتفاعی و هم چنین جوامع و دیگر نهادها کمک نمایند تا با محیط های دستخوش تغییر، برخوردی مناسب داشته و به شیوه ای کارسازتر عمل کنند. البته این به آن معنا نیست که همه رویکردهای برنامه ریزی استراتژیک بخش خصوصی در بخش های عمومی و غیرانتفاعی به یک اندازه کاربرد داشته باشند.

برایسون مدلهای برنامه ریزی استراتژیک را بررسی کرده و شرایط بکارگیری آنها را در بخش های عمومی و غیرانتفاعی مورد تحلیل قرار می دهد و در نهایت خود رویکردی ارایه می دهد که در بخش های عمومی و غیرانتفاعی قابل کاربرد باشد.

نمودار آمده در آخر این بخش مراحل فرایند برنامه ریزی استراتژیک در قالب مدل برایسون را نمایش می دهد. همانطور که اشاره شد این مدل نتیجه بررسی خصوصیات مدلهای قبلی و رفع نقاط ضعف آنها برای کاربرد در سازمانهای عمومی و غیرانتفاعی می باشد. همانطور که ملاحظه می شود این مدل شامل یک فرایند پیوسته (مطابق با تعریف برنامه ریزی) و تکرارپذیر می باشد که پیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می یابد. در این جا این فرایند در قالب ده مرحله شرح داده می شود. از خصوصیات این فرایند این است که نتایج حاصل از هر مرحله می تواند در بازنگری یا تکمیل مراحل پیش از آن مورد استفاده قرار گیرند.

مراحل فرایند برنامه ریزی استراتژیک در مدل برایسون به شرح زیر می باشد:

در این مرحله ضرورت برنامه ریزی استراتژیک برای سازمان مورد برنامه ریزی بررسی شده و آشنایی با این نوع برنامه ریزی حاصل می شود. سازمانها، واحدها، گروهها یا افرادی که باید در برنامه ریزی درگیر شوند مشخص گردیده و توجیه می شوند. مراحلی که در برنامه ریزی باید انجام شوند شرح داده می شوند. روش انجام برنامه ریزی، زمانبندی انجام، آیین نامه های مورد نیاز برای جلسات و نحوه گزارش دهی مشخص می گردند. منابع و امکانات لازم تعیین می گردند.

وظایف رسمی و غیررسمی سازمان «باید هایی» است که سازمان با آنها روبروست. در این مرحله هدف اینست که سازمان و افراد آن وظایفی را که از طرف مراجع ذیصلاح (دولت، مجلس و. . .) به آنها محول شده است شناسایی نمایند. شاید این هدف به ظاهر خیلی روشن باشد ولی این واقعیت در بیشتر سازمانها وجود دارد که بیشتر افراد اختیارات و وظایف سازمانی را که در آن مشغول بکارند نمی دانند و اساسنامه آن را حتی برای یکبار مطالعه نکرده اند.

از طرف دیگر وظایف محول شده به سازمان عموماً کلی بوده و تمام فضایی را که سازمان می تواند در آن فعالیت کند تعریف نمی کند. بنابراین ضروری است که با مطالعه وظایف مکتوب و مصوب سازمان اولاً با آن وظایف آشنا شد (که از این طریق بعضی از اختیارات و ذینفعان سازمان نیز شناسایی می گردند)، ثانیاً مواردی را که در حیطه اختیارات سازمان قرار می گیرند اما تا بحال کشف نشده اند، شناخت.

ذینفع فرد، گروه یا سازمانی است که می تواند بر نگرش، منابع یا خروجی های سازمان تاثیر گذارد و یا از خروجی های سازمان تاثیر پذیرد. تحلیل ذینفعان پیش درآمد ارزشمندی برای تنظیم بیانیه ماموریت سازمان است. تحلیل ذینفعان بسیار ضروری است، چرا که رمز موفقیت در بخش دولتی و غیرانتفاعی ارضای ذینفعان کلیدی سازمان است. اگر سازمان نداند که ذینفعانش چه کسانی هستند، چه معیارهایی برای قضاوت درباره سازمان به کار می برند، و وضعیت عملکردی سازمان در قبال این معیارها چیست، به احتمال زیاد نخواهد توانست فعالیت هایی را که باید برای ارضای ذینفعان کلیدی خود انجام دهد، شناسایی مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک کند.

▪ تنظیم بیانیه ماموریت سازمان:

ماموریت سازمان جملات و عباراتی است که اهداف نهایی سازمان، فلسفه وجودی، ارزشهای حاکم بر سازمان و نحوه پاسخگویی به نیاز ذینفعان را مشخص می کند. علاوه بر این موارد، اختلافات درون سازمانی را مرتفع ساخته و بستر بحث ها و فعالیتهای سازنده و موثر را هموار می کند. توافق بر ماموریت سازمان، تمام فعالیتهای آن را همسو می سازد و انگیزش و توجه ذینفعان سازمان خصوصاً کارکنان آن را افزایش می دهد.

▪ شناخت محیط سازمان:

اساس استراتژیک عمل کردن شناخت شرایط است. یک بازیکن موفق فوتبال علاوه بر اینکه از توانایی ها و وظایف هر یک از اعضای تیم خود آگاهی دارد، سعی می کند شرایط تیم مقابل و نقاط قوت و ضعف هر یک از افراد آن را دریابد و با داشتن این ماموریت در ذهن یعنی پیروز شدن در بازی، در هر لحظه بهترین حرکت را انجام دهد. برای اینکه یک سازمان نیز در رسیدن به ماموریت خود موفق گردد باید شرایط حاکم بر خود را به خوبی شناسایی نماید. در این مرحله، محیط خارجی مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک سازمان در قالب شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و تکنولوژیکی مورد بررسی قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف آنها برای سازمان تعیین می گردند. در راستای شناخت محیط سازمان، در این مرحله محیط داخلی نیز در قالب ورودی ها، خروجی ها، فرایند و عملکرد سازمان مورد مطالعه قرار می گیرند.

▪ تعیین موضوعات استراتژیک پیش روی سازمان:

این مرحله قلب فرایند برنامه ریزی استراتژیک است. موضوعات استراتژیک تصمیمات سیاسی و اساسی هستند که بر اختیارات، ماموریت، ارزشها، محصول یا خدمات ارایه شده، مراجعان یا استفاده کنندگان، هزینه ها، تامین منابع مالی، سازمان یا مدیریت تاثیر می گذارد. هدف این مرحله تعیین انتخاب هایی است که سازمان با آنها مواجه است.

به منظور پرداختن به هر یک از موضوعات استراتژیک پیش روی سازمان باید اقداماتی صورت گیرد که در قالب برنامه ها، اهداف، طرحها و . . . بیان می شوند. این اقدامات استراتژی نامیده می شوند. در واقع استراتژی عبارتست از قالبی از اهداف، سیاستها، برنامه ها، فعالیتها، تصمیمات یا تخصیص های منابع که مشخص می کنند سازمان چیست، چه کاری انجام می دهد و چرا آن را انجام می دهد. استراتژی ها می توانند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدوده زمانی متفاوتی تعریف شوند.

▪ شرح طرحها و اقدامات:

این مرحله می تواند در قالب مرحله قبل، مرحله تعیین استراتژیها، انجام شود اما از آنجایی که کار برنامه ریزی استراتژیک با تعیین استراتژیها به پایان می رسد و اجرای آن در قالب تعریف طرحها و اقدامات و مدیریت استراتژیک برنامه تهیه شده انجام می شود این تفکیک صورت گرفته است. به عبارت دیگر از این مرحله به بعد از مدل برایسون مربوط به اجرای برنامه و مدیریت استراتژیک می گردد. در این مرحله به منظور اجرای هر یک از استراتژیهای انتخاب شده تعدادی طرح و اقدام تعریف می گردد.

تنظیم دورنمای سازمانی برای آینده: در این مرحله، توصیفی از شرایط آینده سازمان در صورت بکارگیری استراتژی های تدوین شده و استفاده از تمام نیرو و منابع سازمان، ارایه می شود. این توصیف دورنمای موفقیت سازمان نامیده می شود که در آن شرحی از ماموریت، استراتژی های اساسی، معیارهای عملکرد، بعضی از قواعد تصمیم گیری مهم و استانداردهای اخلاقی مد نظر همه کارمندان ارایه می شود. در صورت تنظیم چنین دورنمایی، افراد سازمان خواهند دانست که چه انتظاری از آنها می رود، پویایی و همسویی انگیزه و نیروی افراد در رسیدن به اهداف سازمان به وجود آمده و نیاز به نظارت مستقیم کاهش می یابد.

▪ برنامه عملیاتی یکساله:

در این مرحله با استفاده از اطلاعات تدوین شده در مرحله هشتم و بر اساس اولویت های تعیین شده توسط تصمیم گیران، یک برنامه عملیاتی تهیه شده و بر اساس آن مدیریت و کنترل طرحها و اقدامات انجام می شود.

برنامه ریزی چیست ؟ تعریف ، اهمیت و ویژگی های برنامه ریزی

برنامه ریزی وظیفه اصلی مدیریت است که شامل تصمیم گیری در مورد اقدامات آینده است. تعاریف متعددی از برنامه ریزی وجود دارد ، اما تعریفی که به خوبی مطالعه شده است و معنای مناسبی دارد این است .

برنامه ریزی به معنای تعیین آنچه باید انجام شود ، چگونه و کجا باید انجام شود ، چه کسی باید آن را انجام دهد و نتایج چگونه مورد ارزیابی قرار گیرد ، تعریف می شود.

برنامه ریزی چیست؟

وقتی صحبت از فهمیدن برنامه ریزی می شود ، اولین چیزی که باید بدانید این است که حول یک فرآیند تفکر قبل از حرکت و برنامه ریزی برای سازمان است. یک برنامه یک اقدام خاص برای کمک به سازمان برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت پیشنهاد شده است.

برنامه ریزی چیست؟

برنامه ریزی استراتژیک نحوه دستیابی به اهداف را مشخص می کند. مهم است که به خاطر داشته باشید که برنامه ها تجزیه و تحلیل هایی هستند که برای یک بازه زمانی مشخص توسعه یافته اند. اگر فاکتور زمان در نظر گرفته نشود ، شرایط در محیط ممکن است تغییر کند و همه برنامه های تجاری ممکن است هدر برود.

برنامه ریزی شامل تعیین اهداف و تدوین روشی مناسب برای دستیابی به این اهداف است. این نقطه شروع برنامه ریزی است: تعیین اهداف.

به گفته هارولد کونتز ، نظریه پرداز سازمانی آمریکایی ، استاد مدیریت بازرگانی در دانشگاه کالیفرنیا ، لس آنجلس و مشاور بسیاری از بزرگترین سازمان های تجاری آمریکا :

“برنامه ریزی این است که از قبل تصمیم گیری شود که چه کاری باید انجام شود ، مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک چگونه انجام شود و چه کسی باید این کار را انجام دهد. این فاصله را از جایی که هستیم تا جایی که می خواهیم برویم ، برطرف می کند. “

اصول برنامه ریزی : 9 اصل برنامه ریزی

در مجموع ، برنامه ریزی حول ۹ اصل اصلی می چرخد.

جهت گیری هدف

اختصاصی

جامعیت

انعطاف پذیری

عینی بودن

سادگی

ارتباط پذیری

قابل اجرا

بنابراین ، وقتی برنامه ریزی شما شامل این ۹ اصل باشد ، شانس بیشتری برای دستیابی به موفقیت کوتاه مدت و بلند مدت خواهد داشت. اجازه دهید اکنون برخی از ویژگیهای کلیدی را که برنامه ریزی باید شامل شود ، مرور کنیم.

ویژگیهای برنامه ریزی موثر

برنامه ریزی فرآیند تصمیم گیری است. دارای ویژگی های زیر است:

برنامه ریزی بر دستیابی به اهداف متمرکز است

دستیابی به اهداف را مشخص کرده و فعالیتهای لازم را برای رسیدن به آنها مشخص می کند.

برنامه ریزی وظیفه اصلی مدیریت است

planning به طور منطقی با انجام سایر فعالیتهای مدیریتی پیش می رود. این به یک سازمان کارآمد کمک می کند. هممچنین در برنامه ریزی نیروی انسانی و طراحی برنامه های اشتغال و آموزش برای کارکنان کمک می کند. این تکنیک معیار عملکرد را برای کارکنان تعیین می کند که به کمک آن مدیر می تواند فعالیت های کارکنان را کنترل کند.

برنامه ریزی فراگیر است

برنامه ریزی عملکرد اصلی مدیران در تمام سطوح است. این کار توسط مدیریت سطح بالا ، سطح متوسط ​​و همچنین مدیریت سطح پایین انجام می شود. با این حال ، ماهیت و دامنه برنامه ریزی در هر سطح مدیریت متفاوت است.

برنامه ریزی یک فرایند مستمر است

هر مدیری به طور مداوم مشغول برنامه ریزی است. برنامه های قدیمی باید بازنگری شوند و برنامه های جدید بسته به نیاز شرایط معرفی می شوند. بنابراین ، برنامه ریزی یک فرایند مستمر برای ایجاد برنامه های جدید و اصلاح برنامه های موجود برای اطمینان از دستیابی به آن است.

برنامه ریزی آینده نگر است

برنامه ریزی یک فرایند آینده نگر است. برای دستیابی به برخی اهداف در آینده انجام می شود. این شامل پیش بینی رویدادهای آینده مانند خواسته های مشتریان ، رقابت ها ، سیاست های دولت و غیره است.

برنامه ریزی شامل تصمیم گیری است

برنامه ریزی شامل جستجوی جایگزین ها و انتخاب بهترین جایگزین برای دستیابی به اهداف مشخص است. بنابراین ، تصمیم گیری بخشی جدایی ناپذیر از فرایند برنامه ریزی است.

اهمیت برنامه ریزی

اهمیت برنامه ریزی

برنامه ریزی به سازمان این امکان را می دهد که پایه و اساس مدیریت کارآمد را اجرا کند. در اینجا اهمیت برنامه ریزی در زیر ذکر شده است –

برنامه ریزی جهت اقدام یا هدف را ارائه می دهد

برنامه ریزی با روشن ساختن اهداف و مقاصد جهت کلیه فعالیتهای سازمان را فراهم می آورد. در صورت تعیین اهداف ، همه برنامه های تجاری مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک به طور خاص به سمت اهداف هدایت می شوند. بنابراین ، برنامه ریزی جهت مشخصی را برای همه بخشها و افراد شاغل در شرکت فراهم می کند.

برنامه ریزی خطر عدم قطعیت را کاهش می دهد

فرایند برنامه ریزی شامل پیش بینی یا پیش بینی وقایع آینده است. این به کاهش عدم قطعیت در تجارت کمک می کند. همچنین ذکر می شود که این عدم قطعیت ها ناشی از تغییرات در فناوری ، و سایر شرایط تجاری است. برای برطرف کردن این عدم قطعیت ها می توان در برنامه ها مقدمات کافی در نظر گرفت.

برنامه ریزی فعالیتهای همپوشانی و بیهوده را کاهش می دهد

برنامه ریزی موثر ، اقدامات مختلفی را برای دستیابی به اهداف تعیین می کند. احتمال همپوشانی و فعالیتهای بیهوده تا حد زیادی کاهش می یابد.

برنامه ریزی نوآوری و خلاقیت را ارتقا می بخشد

برنامه ریزی عملکرد تفکر مدیریت است. تفکر خلاق و نوآورانه را ترویج می کند. وقتی مدیر برنامه ریزی می کند ایده های جدید زیادی به ذهنش خطور می کند.

5. برنامه ریزی استانداردهایی را برای کنترل ایجاد می کند

کنترل مدیریتی شامل محدود کردن فعالیتها در مسیر صحیح با محدود کردن انحراف از برنامه ها یا استانداردها است. از طریق فرایند برنامه ریزی است که مدیریت استانداردهای عملکرد را تعیین می کند. اینها به عنوان معیاری برای ارزیابی عملکرد واقعی عمل می کنند. به عبارت دیگر ، برنامه ریزی و کنترل مانند دوقلوهای جدایی ناپذیر مدیریت هستند. برنامه ریزی کنترل امکانات است.

مراحل مربوط به فرآیند برنامه ریزی – نحوه انجام برنامه ریزی

فرایند برنامه ریزی شامل هفت مرحله است. مراحل به شرح زیر است.

تعیین اهداف

اولین قدم در فرآیند برنامه ریزی ، تعیین اهداف است. اهداف خاصی باید تعیین شود که می توان با کمک سیاست ها ، رویه ها ، قوانین ، بودجه ، برنامه ها و استراتژی ها به این اهداف دست یافت. اهداف ، هسته اصلی فرایند برنامه ریزی را فراهم می کنند. آنها به کارکنان در درک آنچه از آنها انتظار می رود کمک می کنند.

توسعه فرضیه ها

برنامه ریزی محل فرضیه هایی در مورد شکل احتمالی رویدادها در آینده است. آنها به عنوان اساس برنامه ریزی عمل می کنند. برای ایجاد برنامه های موثر، محل برنامه ریزی باید بر اساس پیش بینی سیستماتیک باشد. ارزیابی تقاضای آینده ، سلیقه مشتریان ، رقابت در بازار و … را می توان با پیش بینی انجام داد.

شناسایی روشهای جایگزین عمل

جستجوی برنامه های جایگزین یا اقدامات عملی گام مهمی در یادگیری است. بدون توسل به جستجوی جایگزین ها ، یک برنامه ریز به احتمال زیاد با تخیل محدود خود هدایت می شود. به طور کلی ، چندین راه حل برای حل هر مشکلی وجود دارد. مدیر باید تلاش کند تا غیرمحتمل ترین جایگزین ها را نمایش دهد تا تعداد کمی جایگزین برای انتخاب نهایی داشته باشد.

ارزیابی جایگزین ها

گزینه های جایگزین ایجاد شده در مرحله قبلی با توجه به اهداف ، هزینه های مربوط ، در دسترس بودن سرمایه ، مواد ، پرسنل و غیره ارزیابی می شود. جنبه های مثبت و منفی هر یک از اقدامات جایگزین باید بر اساس امکان و پیامدهای آنها ارزیابی شود.

انتخاب بهترین جایگزین

این مرحله شامل تصمیم گیری است. این شامل تجزیه و تحلیل کمی و قضاوت و تجربه مدیر است. جایگزینی که باید مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک انتخاب شود ، امکان پذیر و سودآور است و باید حداقل پیامدهای منفی را داشته باشد. گاهی اوقات ، ممکن است ترکیبی از جایگزین ها به جای یک جایگزین انتخاب شود.

اجرای طرح

پس از انتخاب یک طرح خاص ، با انجام اقدامات لازم ، آن را عملی می کند. اجرای بی عیب و نقص یک طرح حول محورهای عملیاتی که برنامه ریزی استراتژیک در آن گنجانده شده است می چرخد ​​و در نتیجه احتمال دستیابی به نتایج مطلوب برای بهینه سازی وجود دارد. در مجموع ، اجرای یک طرح تعیین می کند که برنامه ریزی استراتژیک در برنامه ریزی عملیاتی چقدر موثر بوده است.

پیگیری اقدام و بررسی

پس از اجرای طرح ، لازم است بر آن نظارت شود تا از انجام فعالیتهای مختلف مطابق برنامه و دستیابی به اهداف اطمینان حاصل شود. برنامه ریزی استراتژیک و همچنین برنامه ریزی عملیاتی تنها در صورتی موفق می شوند که به صورت نتیجه محور عمل کنند. پیگیری و بررسی روش ها به رهبران و تصمیم گیرندگان کمک می کند تا اثربخشی برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی را بررسی کنند.